Главная  О проекте  Обратная связь 

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

• Средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange).
• Систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем).
• Специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan, Solomon Pro и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производится сравнительный анализ систем документооборота. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем  разделяются на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Группа «Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:

• Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации.
• Ведение номенклатуры дел - функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем.
• Работа со словарями и справочниками - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.
• Сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам.
• Распознавание - оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных.
• Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др.
• Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения.
• Списание документа в архив - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

В группу «Управление электронными документами и деловыми процессами» входят:

• Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.
• Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.
• Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.
• Внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой
• Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.
• Поиск по реквизитам - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.
• Поиск по форме документа - задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел.
• Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.
• Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

Группа «Администрирование системы» включает в себя:

• Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел.
• Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека.
• Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут.
• Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.
• Поддержка цифровой подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей.
• Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационной карточки.
• Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).
• Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс.

Рассмотрим электронный документооборот на примере системы управления информационными ресурсами «Соломон Про». Система управления информационными ресурсами «Соломон Про» предназначена для управления информационными ресурсами и потоками заданий. Эта система помогает:

 

• Повысить скорость принятия решений за счет:

a) достаточного объема информации для принятия решений;

b) сокращения видов документов, их унификации;

c) уточнения бизнес-процессов.

 

• Повысить управляемость организации за счет:

a) прозрачности в управлении;

b) анализа исполнительской дисциплины;

c) контроля за ходом исполнения заданий.

 

• Повысить продуктивность сотрудников за счет:

a)  необходимого объема информации для выполнения задачи;

b)  наличия системы оповещения и контроля;

c)  автоматизации упразднения рутинными операциями.

 

• Повысить скорость распространения знаний внутри организации за счет:

a)  централизованного хранения информации;

b)  ускорения механизмов обработки документов;

c)  наличия мощного инструмента навигации и поиска.

 

На примере, приведенных ранее критериев оценки систем электронного документооборота рассмотрим возможности «Соломон Про».

 

«Канцелярия»:

В системе реализован механизм регистрации информационных ресурсов в составе:

• основное описание (вид ресурса, название, порядок, статус, иерархия, дата публикации, язык, ключевые слова);
• метаописание;
• полный текст ресурса (HTML формат);
• прикрепленный файл;
• связи.

Информационный ресурс может находиться в таких состояниях:

• не публиковать;
• находится в состоянии разработки;
• находится в состоянии рецензирования;
• опубликовано.

Информационные ресурсы каталогизируются в любой последовательности и в иерархической или списковой структуре. Группы информационных ресурсов разделяются на информационные сервисы. Каждый информационный сервис может иметь свой набор каталогизируемых информационных ресурсов.

Для метаописания информационных ресурсов используются такие типы полей:

• текст;
• подставляемый текст из словаря;
• подставляемый текст из раннее введенных данных;
• дата;
• ссылка на информационный ресурс;

Инструментарий «проверка правописания» дает возможность проверить правильность написания слов в полях типа «текст».

При работе с полным текстом информационного ресурса предусмотрена загрузка изображений с файла, сканера, фотоаппарата и т.д.

К информационному ресурсу можно прикрепить файл, который будет доступен для скачивания после опубликования ресурса.

В системе применяются инструменты информационного наполнения  «визарды». «Визард» используется для автоматического заполнения полей информационного ресурса при создании ресурса. Таким образом, экономится время на первоначальный набор повторяющихся данных.

Формирование отчетов реализовано универсальными средствами системы.

Предусмотрен механизм создания, изменения и применения отчетов для определенных «информационных сервисов» и пользователей в частности.

Архив данных как таковой не ведется. Все данные, находящиеся в системе являются оперативными и извлекаются только по мере надобности пользователей. Компактное хранение информационных ресурсов дает возможность не вести дополнительный архив.

 

«Управление электронными документами и деловыми процессами»:

Каждый информационный ресурс может служить основанием для создания электронного задания. При описании электронного задания используется такой набор полей:

• вид задания;
• основание;
• контролер;
• дата начала;
• срок исполнения;
• краткое описание;
• исполнители (ответственные исполнители).

Вид задания определяет перечень полей, которые будут представлены в полях метаописания при формировании дополнительных полей электронного задания.

Контролер – ответственное лицо за результат исполнения задания.

Исполнитель (ответственный исполнитель) – лицо, выполняющее задание и отчитывающееся перед контролером за результат исполнения.

 

В зависимости от этапа выполнения электронное задание может находиться в таких состояниях:

• формируется;
• подписано в исполнение;
• с заданием не ознакомлены;
• с заданием ознакомлены;
• отклонено;
• приостановлено;
• вернулось на доработку;
• выполнено.

Электронное здание после создания и проверки подписывается в исполнение. После подписания в исполнение каждый участник электронного задания получает на свой внутренний почтовый ящик системы сообщение о начале работы электронного задания. Также предусмотрена возможность отправки электронного письма с уведомлением на адрес электронной почты участника задания.

Результатом выполнения электронного задания есть отметка о выполнении и прикреплении файла - результата выполнения задания или краткого описания в виде аннотации. 

Функция поиска реализована по всем полям  системы.  Поиск ведется с учетом  индекса встречаемости и морфологии.

 

 «Администрирование системы»:

Разграничение прав пользователей на доступ к информации делится: на доступ к информационным сервисам и информационным ресурсам.

Доступ к информационному ресурсу состоит из:

• права на создание;
• права на изменение (изменять персонально созданный ресурс, ресурс созданный в подразделении, изменять ресурс созданный любым пользователем);
• права на удаление;
• права на создание метаописания;
• права на просмотр средствами web;
• права на опубликование;
• квоты на размер прикрепляемого файла;
• право подписи в исполнение и принятие заданий;
• права локального администратора.

 

Право подписи в исполнение дает возможность подписывать и принимать электронные задания для исполнения. Таким правом наделены только руководители подразделений. Также право на прием для исполнения электронного задания выдается автоматически контролерам и исполнителям.

Право локального администратора дает возможность пользователю осуществлять любые операции с информационным ресурсом в рамках информационного сервиса и подразделения, в котором работает пользователь.

Доступ к информационному сервису состоит из правил доступа к информационным ресурсам, которые представлены в данном сервисе.

По работе с содержанием информационных ресурсов пользователи делятся на:

• пользователей;
• опытных пользователей;
• экспертов.

По управлению информационными ресурсами пользователи делятся на:

• обычных пользователей;
• локальных администраторов;
• глобальных администраторов.

В зависимости от квалификации пользователю предоставляются различные наборы инструментария для работы с информационными ресурсами.

В системе ведется полный протокол работы пользователей с информационными ресурсами.

Для достоверности хранимых информационных ресурсов в системе реализовано понятие «электронной» подписи. Под этим понятием следует понимать факт неизменности данных информационного ресурса после применения «электронной» подписи. В случае нарушения «электронной» подписи пользователю выдается сообщение о недостоверности данных и система уведомлений передает сообщение автору «электронной» подписи о данном несоответствии.

С помощью инструментария, реализованного в системе каталогизации информационных ресурсов «Соломон Про», глобальным администратором создаются новые информационные сервисы, информационные ресурсы, поля информационных ресурсов, отчеты, запросы (фильтры), «визарды».

Управление информационным ресурсам осуществляется с помощью программ Solomon Content Manage. Также доступ к данным возможен через Интернет технологию. Представление информационных ресурсов реализовано на технологии PHP.

В завершение можно добавить, что данная система реализована на базе данных MySql, которая распространяется по лицензии GNU, не требовательна к ресурсам компьютера (минимальные требования Pentium-100, 24 Mb RAM) и достаточно простота в использовании. Пользователи найдут в ней легкий и понятный инструмент для работы с информационными данными.

 

Литература:

1. Электронный документооборот. Автор: Компьютерра Опубликовано 09 февраля 2005 года (http://www.cio-world.ru/weekly/37568/page4.html)
2. Современные системы электронного документооборота. Автор: Александр Глинских (http://www.uit.kiev.ua/ru/art_edms.html)

Хоккейные коньки термобелье одежда для сноуборда. . Черепица полимерпесчаная и кровля Киев стоимость.